Avukatlar için dava ve müvekkil takip programı: duruşma takvimi, UYAP ve tahsilat tek ekranda

Avukat dava takip programı arayan bir büro sahibinin asıl derdi yazılım değildir: UYAP ekranı, Excel tablosu, WhatsApp konuşmaları ve masadaki ajanda arasında dağılan bilgiyi tek yere toplamaktır. İki avukatlı bir büroda bu dörtlü uzun süre idare eder. Sonra bir gün bir duruşma tarihi yalnız bir kişinin ajandasında kalır, iki haftadır dokunulmayan dosya kimsenin aklına gelmez, vekaletin süresi sessizce dolar ve kesilen vekalet ücreti faturasının tahsil edilip edilmediğini kimse hatırlamaz. Sorun dikkatsizlik değil, bilginin dört ayrı yerde durmasıdır.

Bu rehber, iki avukat ve bir büro sekreteriyle çalışan küçük bir bürodan bakarak yazıldı. Örnekler Arslan & Demir Hukuk Bürosu adında uydurma bir büro üzerinden ilerliyor (Demo verisi); anlatılanlar tek kişilik bürolarda da, altı kişilik ofislerde de aynı şekilde işler.

Büroda takip nerede kırılır?

Neredeyse her küçük büro aynı dörtlüyle çalışır: UYAP Avukat Portal (dosyanın resmî hali), bir Excel dosyası (dosya listesi, ücretler, notlar), WhatsApp (müvekkil, karşı taraf vekili, stajyer, hepsi aynı yerde) ve bir ajanda (duruşmalar). Dördü de tek başına iyi çalışır. Kırılma, birbirlerine bakmadıkları için olur.

• UYAP büronuzun iş listesi değildir. Dosyanın resmî durumunu gösterir; ama "bu dosyada bir sonraki adım kimde", "dilekçeyi kim yazacak", "müvekkile en son ne söylendi" sorularının cevabı orada yoktur ve olması da beklenmez.
• Excel duruşma takvimi tutamaz. Tabloya yazılan tarih kimseyi uyarmaz. Hatırlatma yoksa tarih, hatırlayan kişinin belleğinde durur.
• WhatsApp bir kayıt değildir. Müvekkil "duruşma ne oldu" diye yazar, sekreter cevaplar, dosyaya hiçbir şey işlenmez. İki ay sonra kimin ne söylediği kimsenin elinde değildir.
• Ajanda sonucu bilmez. Ara karar alınır, yeni tarih verilir; ajandaya sadece tarih yazılır. Üç ay sonra dosyanın hikâyesi kaybolur.
• Vekalet ve ücret kimsenin işi değildir. Vekaletin geçerlilik tarihi ile faturanın vadesi, iki avukatın da "diğeri bakıyordur" dediği iki alandır.
• Bilgi tek kişide birikir. Sekreter izne çıktığında büro yavaşlar. Bu, o kişinin becerisi değil, sistemin eksikliğidir.

Düzelten şey daha çok disiplin değil, bilginin tek kayıtta buluşmasıdır. Aynı sorunun ticari taraftaki hali CRM nedir yazısında, tablo dosyalarındaki hali Excel ile müşteri takibi rehberinde anlatılıyor.

İyi bir dava takip programında olması gereken 8 şey

Hukuk yazılımlarında özellik listesi uzundur, işe yarayan kısmı kısadır. Aşağıdaki sekizi göremediğiniz bir üründe demoyu uzatmanın anlamı yok.

Duruşma takvimi: haftayı tek ekranda görmek

İki avukatlı bir büroda tek bir ajanda yetmez. Hafta, kim nerede olacak bilgisiyle birlikte görünmeli. Aşağıdaki şema Arslan & Demir Hukuk Bürosu'nun bir eylül haftasını gösteriyor (Demo verisi).

Bu ekranın kıymeti üç yerdedir. Boş kutular: duruşma olmayan gün, dilekçe ve hazırlık için ayrılabilecek gündür. "Sonucu girilmemiş" sayısı: geçmiş bir duruşmanın sonucu yazılmamışsa dosyanın hikâyesi o gün kopmuştur. Vekalet kutusu: süresi otuz gün içinde bitecek vekaletler kimse sormadan görünür durmalıdır.

İkinci şey durum yoludur. Bir dosya tek bir çizgi değil, aynı anda ilerleyen üç ayrı yoldur: dosyanın, vekaletin ve ücretin durumu. Bunlar birbirine karışırsa "karar çıktı" ile "para alındı" aynı şey sanılır.

Bu ayrım küçük görünür ama ay sonu kontrolünün tamamı buna dayanır: kapanan dosya sayısı ile tahsil edilen tutarın birbirini tutması gerekmez, aradaki farkın açıklanabilir olması gerekir.

Duruşma öncesi hatırlatma disiplini

Kaçırılan duruşma ve kaçan süre, küçük büroların en pahalı iki kazasıdır ve ikisi de aynı sebepten olur: tarih bir yerde, hazırlık başka yerdedir. Arslan & Demir'in uyguladığı ritim şöyle:

1. Duruşma, tarihi öğrenildiği gün kaydedilir. Not defterine değil sisteme. Bir tarih kayda girmeden gün bitmez, kural budur.
2. Yedi gün önce dosya kontrolü. Haftanın başında önümüzdeki haftanın duruşmaları açılır: dilekçe hazır mı, tanık bildirildi mi, vekalet geçerli mi, müvekkile haber verildi mi?
3. Üç gün önce sorumlu avukata hatırlatma. Sistem bildirim düşürür, dosyada bir hazırlık görevi açılır. Üç gün, bir eksiği tamamlamaya yeten en kısa süredir.
4. Bir gün önce müvekkile mesaj. Duruşmaya katılacaksa saat, yer ve salon; katılmayacaksa "biz oradayız, akşam bilgi vereceğim" cümlesi. Kısa mesaj, o gün gelen üç telefonu keser.
5. Duruşma çıkışında sonuç aynı gün girilir. En önemli madde bu. Ara karar, verilen süre ve yeni tarih adliye koridorunda telefondan yazılır. Akşama kalan sonuç, ertesi güne kalır; ertesi güne kalan sonuç çoğu zaman hiç yazılmaz.
6. Sonucu girilmemiş duruşmalar haftada bir taranır. Cuma öğleden sonra beş dakikalık iş: geçmiş tarihli ve sonucu boş duruşmalar süzülür, tek tek kapatılır.

Bu ritmin sistem tarafındaki karşılığı basittir: tarih alanı olan bir kayıt, tarihinden önce sizi uyarabiliyorsa disiplin kurulur; uyaramıyorsa disiplin insanın hafızasına bırakılmış demektir. Hatırlatmanın nasıl kurulacağını genel olarak otomatik hatırlatma sistemi yazısında anlattık; hukukta değişen tek şey, referans tarihin duruşma tarihi olmasıdır.

Müvekkile bilgi verme: kanal serbest, kayıt zorunlu

Müvekkil memnuniyetsizliğinin büyük kısmı davanın sonucundan değil, sessizlikten doğar. İşleyen düzen şudur: her duruşmadan sonra aynı gün kısa bir bilgi, ayda bir de hareketsiz dosyalar için "şu an şu aşamadayız" mesajı.

Kanal çoğu büroda WhatsApp'tır ve bunda bir sakınca yok, ama üç kural şart:

• Mesaj kayıt üzerinden gidecek. Gönderim müvekkilin kaydına aktivite olarak işlenmezse, iki ay sonra "ben size söylemiştim" tartışmasının tarafı olursunuz.
• İçerik ölçülü olacak. Duruşmanın yapıldığı, bir sonraki tarih ve genel aşama bilgisi paylaşılır; strateji, ara karar metni ve karşı tarafın beyanları mesajlaşma uygulamasına yazılmaz.
• Grup kurulmayacak. Aile ya da şirket dosyalarında birden fazla kişinin olduğu gruplar, gizlilik açısından en kolay hata kaynağıdır.

Kanalın kendisini nasıl disipline edeceğinizi WhatsApp ile müşteri takibi yazısında ayrıntılı anlattık; büroda da aynı mantık geçerlidir. Aynı disiplinin klinik tarafındaki hali için hasta takip programı rehberine bakabilirsiniz.

Vekalet ve tahsilat: iki sessiz kayıp

Bürolarda para ve yetki kaybı büyük bir olayla değil, sessiz bir boşlukla olur. İkisi de takvimle ilgilidir.

Vekalet tarafında pratik kural: her vekaletin kendi kaydı, kendi numarası, noteri, kapsamı ve geçerlilik sonu olur. Geçerlilik sonu boş bırakılıyorsa bu bilinçli bir tercih olmalı, unutkanlık değil. Ayda bir kez "önümüzdeki 60 günde biten vekaletler" listesine bakmak, yıl içinde en az bir kriz önler.

Ücret tarafında kural şu: her dosyanın ücret anlaşması ilk gün yazılır ve fatura kesildiği gün kayda girer. Peşin, aşamalı ya da başarıya bağlı; hangisi olursa olsun kayıt açılır. Ay sonunda bakılacak üç rakam vardır:

• Kesilen toplam vekalet ücreti. Büro bu ay ne üretti?
• Tahsil edilen tutar. Kasaya ne girdi?
• Vadesi geçmiş bekleyen tutar ve nedeni. Aşamaya mı bağlı, müvekkil mi geciktiriyor, yoksa hatırlatılmadı mı?

Arslan & Demir'in örnek ayında fark tek kalemdi: 18.000 TL'lik bir vekalet ücreti faturası vadesini 12 gün geçmişti ve kimse hatırlatmamıştı (Demo verisi). Fark açıklanabildiği sürece sorun yoktur; açıklanamıyorsa kayıp zaten başlamıştır.

Gizlilik için pratik kurallar

Bir hukuk bürosunun elindeki veri, tanımı gereği en hassas veri türlerinden biridir. Aşağıdakiler hukuki bir liste değil, bürolarda gerçekten uygulanabilen pratik kurallardır. KVKK ve meslek kuralları kapsamındaki yükümlülüklerinizin değerlendirmesi size aittir.

• Ortak hesap kullanmayın. "Büro" diye tek bir hesapla çalışan ofiste kimin ne yaptığı hiçbir zaman bilinemez. Herkesin kendi hesabı olsun.
• Görme yetkisini role bağlayın. Stajyerin her dosyayı görmesi gerekmez; muhasebeye bakan kişinin dosya notlarına girmesi gerekmez.
• İki aşamalı doğrulamayı açın. Büro hesaplarının ele geçmesi, telefondaki tek bir tıkla başlar.
• Evrakı kaydın içinde tutun. Kişisel masaüstünde duran dilekçe, o bilgisayar değiştiğinde kaybolur ve kimse fark etmez.
• Denetim günlüğünü açık tutun. "Bu dosyaya kim baktı" sorusunun cevabı olmalı. Bu, ekibe güvensizlik değil, ekibi koruyan bir şeydir.
• Ayrılan çalışanın ve biten stajyerin erişimini aynı gün kapatın. En sık atlanan ve en pahalı maddedir.
• Dışa aktarımı sınırlayın. Müvekkil listesini CSV olarak indirebilecek kişi sayısı bir elin parmaklarını geçmemeli.
• Mesajlaşmada dosya içeriği paylaşmayın. Duruşma saati başka şey, ara karar metni başka şey.

İlk 7 gün: kurulum planı

Büro yazılımına geçişin en sık başarısız olma nedeni, her şeyi aynı anda taşımaya çalışmaktır. Yedi güne bölünmüş, günde bir saatlik bir plan çoğu büro için yeterlidir.

Sekizinci gün kağıt ajandayı kapatın. İki sistemi paralel yürütmek ilk hafta faydalı, ikinci hafta zararlıdır: kimse iki yere birden yazmaz.

Ohana360'ta Hukuk360 nasıl çalışır?

Hukuk360, Ohana360 platformunun hukuk büroları için sektörel çözümüdür. Yaptığı işi abartmadan söyleyelim: dava dosyaları, duruşma takvimi, vekaletler, müvekkil kartı, görevler ve dosya arşivi. Yapmadığını da açıkça söyleyelim: doğrudan bir UYAP entegrasyonu yoktur, resmî e-Fatura kesmez ve tahsilat için ayrı bir hukuk objesi barındırmaz.

• Dava dosyası: dava başlığı, müvekkil, dava türü (Ticari, İş, İcra, Aile, Ceza, İdari, Gayrimenkul, Diğer), mahkeme ve daire, esas no, dava değeri, sorumlu avukat, açılış tarihi, karşı taraf ve karşı taraf vekili, açıklama. Durumlar tek bir çizgi üzerinde ilerler: Hazırlık, Dava Açıldı, Duruşma, Karar, İstinaf/Temyiz, Kapandı.
• Duruşma: dava, tarih, saat, tür (Duruşma, Ön İnceleme, Keşif, Bilirkişi İncelemesi), yer ve salon, not, sonuç. Duruşma kaydedilince sisteme bildirim düşer, kayıt büronun birleşik takvimine yazılır ve listede üç gün ya da daha yakın tarihler kırmızı görünür. Geçmiş tarihli ama sonucu boş bırakılmış duruşma "Sonuç girilmedi" olarak işaretli kalır.
• Vekalet: müvekkil, vekalet no, noter, kapsam, düzenleme tarihi, geçerlilik sonu ve durum (Aktif, Süresi Doldu, İptal). Geçerliliği geçmiş vekalet listede kırmızı görünür ve dava kaydında müvekkil adıyla eşleşerek dosyanın yanında listelenir.
• Müvekkil ve arşiv: müvekkiller Şirketler ve Kişiler sekmelerinde durur; her dava kaydında dosyalar, görevler ve ekip sohbeti aynı sayfadadır.
• Ana sayfa: önümüzdeki yedi günün duruşmaları bir şerit halinde, altında "Dikkat İsteyen Dosyalar" listesi: duruşması yaklaşan (varsayılan eşik 3 gün), otuz gündür hiç işlem görmemiş ve yüksek değerli dosyalar üste çıkar.
• Hatırlatma akışı: hukuka özel hazır bir şablon paketten çıkmaz, ama Dava ve Duruşma akış motorunun objeleri arasındadır. "Duruşmadan 3 gün önce sorumlu avukata bildirim ve hazırlık görevi" akışını kendiniz kurarsınız: zamanlı yolda referans olarak duruşma tarihini seçip 3 gün önce dersiniz. Otomasyon akışları sayfasında motorun tamamı anlatılıyor.
• WhatsApp: WhatsApp360 eklentisi pakette ise, telefonu olan müvekkil kaydında bir WhatsApp düğmesi çıkar. Hazır şablon seçilir, metin düzenlenir, gönderim kayda tamamlanmış bir aktivite olarak işlenir. Dava kaydında telefon alanı bulunmadığı için düğme müvekkilin kişi ya da şirket kartından kullanılır.
• Ücret ve tahsilat: dava kaydında dava değeri alanı vardır; fatura, vade ve tahsilat takibi Finans360 tarafındadır (fatura durumları Taslak, Gönderildi, Kısmi, Ödendi, Gecikti, İptal). Yani ücret takibi için Finans360'ı da paketinize almanız gerekir.
• Güvenlik: org bazlı veri yalıtımı, rol tabanlı yetkiler, denetim günlükleri, isteğe bağlı zorunlu iki aşamalı doğrulama, diskte şifreli dosya saklama.
• Geçiş ve mobil: müvekkiller ve davalar CSV'den aktarılır; iOS ve Android uygulamaları her plana dahildir, yarının duruşmasına adliye koridorundan bakabilirsiniz.

Bir dakikada nasıl göründüğüne bakmak isterseniz:

UYAP tarafında ne var, ne yok?

Bu başlığı dürüstçe yazmak önemli, çünkü piyasada aksini ima eden çok sözleşme var. Hukuk360'ın doğrudan bir UYAP entegrasyonu yoktur. Ohana360 sunucuları UYAP'a bağlanmaz, sizin adınıza sorgu atmaz ve orada işlem yapmaz.

Bunun yerine yerel bir Chrome uzantısı var: "Ohana360 Yardımcısı". Çalışma şekli şöyledir:

• Avukat UYAP Avukat Portal'a kendi e-imzası ya da mobil imzasıyla girer. Uzantı şifre, PIN ya da imza görmez.
• Uzantı, portalın kendi ekranlarında zaten görünen verinin yalnızca meta kısmını okur: dosya no, birim, tür, durum, açılış tarihi, duruşma tarihi ve son işlem satırı. Evrak, indirme ve belge içeriği uçları koda gömülü bir kara listeyle atlanır; TC kimlik, adres, telefon gibi alanlar hiç taşınmaz.
• Sağ altta bir panel çıkar. "Ohana360'a aktar" düğmesi, toplananları dava ve duruşma kaydına çevirir. Eşleşme önce portalın dosya kimliğinden, o yoksa esas no ile mahkeme adından yapılır; aynı duruşma iki kez yazılmaz ve yaklaşan duruşması olan açık dosya "Duruşma" aşamasına alınır.
• Uzantı portala hiçbir şey yazmaz; akış tek yönlüdür.

Bir sınır daha: uzantı şu an Chrome Web Store'da yayında değildir, geliştirici modunda paketlenmemiş öğe olarak kurulur. Yani tek tıkla kurulan bir eklenti değil, kurulumu birkaç adım süren yerel bir araçtır. Her sabah UYAP'ı elle Excel'e geçirme işini ortadan kaldırır, ama bir entegrasyon vaadi değildir.

Büro panosu: hangi raporları kurarsınız?

Ohana360'ta Rapor Oluşturucu'da hazır bekleyen hukuk objesi "Davalar (Hukuk)" objesidir ve bir de hazır rapor gelir: "Duruma Göre Dava Değeri". Aşağıdaki liste, küçük bir büro için işe yarayan bir panonun içeriğidir. İlk yedi satır rapor olarak kurulur; son üç satır rapor değil, kaydedilmiş liste görünümüdür, çünkü Duruşma ve Vekalet objeleri rapor oluşturucuda değil liste ekranında süzülür.

Raporları tek bir panoya koyup e-posta aboneliği açabilirsiniz. Haftada bir bakılacak üç rakam şudur: avukat başına açık dosya, sonucu girilmemiş duruşma sayısı, bekleyen vekalet ücreti. Kalan raporlar bu üçünün nedenini anlatır.

Kendi verinizle denemek isterseniz kayıt olup Hukuk360'ı marketplace'ten etkinleştirebilir ya da demo talebinde bulunabilirsiniz. Deneme 14 gün sürer ve kredi kartı istemez; sektörel çözümler kuruluş başına aylık 250 avrodur, lansman kampanyası sürdüğü sürece %90 indirim uygulanır. Güncel rakamlar için fiyatlandırma sayfasına bakın. Salesforce'tan geliyorsanız Salesforce alternatifi yazısı geçişin nasıl göründüğünü anlatıyor.

Sık sorulan sorular